Adjoint - Adjointe à la Direction Administrative et Financière H/F - Talentis Conseil

TALENTIS CONSEIL recrute, pour le compte d'un groupe en développement spécialisé dans l'ingénierie et la transition énergétique, un(e) Assistant(e) de direction - Gestion administrative et financière basé(e) à Mamoudzou.

Pourquoi rejoindre cette entreprise ?
Vous rejoignez un groupe en croissance intervenant dans les domaines de l'ingénierie, des énergies renouvelables et de l'efficacité énergétique à Mayotte et en Guyane.

Ce poste central vous permettra de devenir le point de référence administratif et financier du groupe et de contribuer directement à sa structuration et à son développement.

Véritable bras droit du dirigeant, vous prenez en charge la gestion administrative, financière et RH des différentes structures du groupe. Vous contribuez à fiabiliser les processus internes, à améliorer le suivi de l'activité et à libérer la direction des tâches administratives courantes.

Vous encadrez également une assistante administrative en alternance, dont vous organisez et contrôlez le travail.

Vos principales missions sont les suivantes :

1) Gestion administrative et encadrement
- Organiser et superviser le travail de l'assistante administrative en alternance ;
- Contrôler les devis, factures, relances clients et rapprochements bancaires ;
- Accompagner l'alternante dans sa progression et le développement de ses compétences ;
- Traiter les courriers, les courriels et les documents soumis à la direction ;
- Anticiper les besoins administratifs et matériels de l'équipe.

2) Facturation et suivi financier
- Établir les factures d'avancement et de fin de prestations ;
- Déposer les factures sur Chorus Pro ou les transmettre directement aux clients ;
- Suivre les encaissements et effectuer les relances clients ;
- Contrôler les factures fournisseurs et préparer les règlements ;
- Tenir à jour l'échéancier de trésorerie ;
- Assurer le suivi des dépenses, règlements et impayés.

3) Comptabilité courante
- Préparer et contrôler les dossiers comptables mensuels des différentes sociétés ;
- Être l'interlocuteur ou l'interlocutrice du cabinet comptable ;
- Réaliser les rapprochements bancaires ;
- Tenir à jour les tableaux de suivi financier et de facturation.

4) Paie et administration du personnel
- Recueillir et consolider les éléments variables de paie ;
- Transmettre les éléments validés au prestataire RH ;
- Tenir à jour les dossiers du personnel : entrées, sorties, mutuelle, visites médicales etc. ;
- Suivre les présences, congés et absences ;
- Participer aux recrutements et à l'intégration des nouveaux collaborateurs ;
- Assurer les relations administratives avec la médecine du travail, l'OPCO et les différents partenaires.

5) Appels d'offres et conformité administrative
- Assurer une veille sur les marchés publics ;
- Constituer en autonomie les dossiers administratifs de candidature : DC1, DC2, attestations, assurances, certifications et références ;
- Préparer et contrôler les dépôts dématérialisés ;
- Maintenir à jour l'ensemble des documents administratifs et réglementaires des sociétés.

6) Reporting et amélioration des processus
- Produire un reporting mensuel consolidé de l'activité du groupe ;
- Formaliser les procédures internes et les circuits de validation ;
- Préparer et animer un point de suivi hebdomadaire avec le dirigeant ;
- Identifier et signaler rapidement toute anomalie relative aux coûts, délais, impayés ou procédures ;
- Proposer des solutions permettant d'optimiser l'organisation administrative.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Comptabilité générale,Superviser la gestion financière,Assurer la communication interne,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes),Concevoir et mettre en oeuvre les procédures de gestion administrative interne,Développer des stratégies d'amélioration continue,Faciliter la collaboration entre les équipes,Gérer la trésorerie, le recouvrement,Gérer les ressources matérielles d'un service administratif,Optimiser les processus administratifs,Produire les documents de synthèse budgétaire

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Trésorerie
• Reporting
• Amélioration continue
• Rédaction d'appel d'offres
• Autonomie
• Rapprochement bancaire
• Gestion des ressources financières
• Facturation
• Encaissement
• Gestion du personnel
• Paie
• Réactivité